Automatizar tareas, el objetivo perseguido por todos los emprendedores

Creo que si a cualquiera de nosotros nos preguntaran si nos gustaría automatizar tareas de nuestro día a día como emprendedores absolutamente todos diríamos que si. Pero ¿es realmente posible o es un mito?

Cuando leemos artículos sobre emprendedores online exitosos, la palabra automatización, tareas automatizadas o similares siempre está presente. Y respecto a estas automatizaciones creo que casi todos hemos pasado por estas fases:

• Primero creemos que es prácticamente imposible conseguir automatizar muchas de las tareas que cualquier proyecto necesita.
• Seguidamente leemos (o escuchamos) a algún emprendedor que nos cuenta como lo hace, que herramienta usa y una chispa surge en nuestro interior. ¿Será realmente posible?.
• A continuación nos flipamos un poco, reconozcámoslo, y nos vamos de cabeza hacia esa herramienta mágica sobre la que hemos leído a ver si nosotros también somos capaces de liberar una gran parte de nuestra jornada laboral.
• Por último, y no sin haber invertido una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, descubrimos que configurar esas herramientas y dar con la tecla exacta que haga concretamente aquello que nosotros necesitamos a veces no es tan sencillo como nos lo pintaron inicialmente. Muchas veces acabamos bastante frustrados.

También es cierto que a veces nosotros somos los primeros que queremos obtener duros a cuatro pesetas (¿que expresión más viejuna me ha salido no?), porque queremos que la herramienta en cuestión haga exactamente aquello que necesitamos, que se integre con otras herramientas que ya estamos usando, y por supuesto que sea gratis. En fin, a veces los planetas se alinean, pero no siempre es fácil.

Pero empecemos por el principio

¿Por qué deberíamos intentar automatizar tareas?

Bueno, realmente no creo que sea muy necesario desarrollar esta respuesta. Como emprendedores online todos tenemos siempre una lista infinita de tareas que atender. Conseguir que algunas de ellas se hagan de manera automática es algo que cualquiera desearía.

Si conseguimos liberar parte de nuestro tiempo que hasta ahora gastábamos haciendo una serie de tareas, automáticamente dispondremos de ese tiempo para dedicarlo a lo realmente importante. Y mucho ojo que esto es fundamental. Debemos tener muy claras las tareas realmente importantes y utilizar el tiempo que hemos ganado en ellas, porque si lo utilizamos para perder el tiempo viendo vídeos de gatitos, apaga y vámonos.

Esto no quiere decir que el tiempo que acabamos de ganar lo tengamos que dedicar obligatoriamente a tareas laborales, quizás es la oportunidad perfecta para poder introducir en nuestras vidas un poquito del lifestyle que queremos obtener y de esta manera aprovechar este tiempo para hacer deporte, jugar con nuestros hijos o pasar más tiempo con los amigos. Decide qué es importante para ti, y ocupa tu tiempo en ello.

¿Qué tareas podemos automatizar?

Si la respuesta de la pregunta anterior era bastante obvia, en esta creo que nos trasladamos al extremo contrario y podríamos contestarla con un gran «depende».

Depende de ti, de tu proyecto, de lo que necesitas, de las herramientas que utilizas y sobre todo de los sistemas que tienes implementados en tu negocio ¿porque tienes sistemas no? Si además los tienes documentados ya vas para nota, si no, aquí te cuento porqué es importante documentar tus procesos.

Inicialmente, y siendo consciente de que son términos muy genéricos te diría que empieces por automatizar todas tus tareas repetitivas y rutinarias. Aquellas que se hacen siempre de la misma manera, que prácticamente no requieren de tu interpretación sino que simplemente te conviertes en un actor puramente mecánico.

Algunos ejemplos: Cada vez que se realiza una venta desde la web se apuntan los datos en una hoja de cálculo para llevar un control; Cuando alguien se apunta a un evento a través de nuestra web le enviamos un correo electrónico con los datos del evento; Siempre que publicamos un artículo en el blog lo difundimos en las redes sociales una a una. Creo que ya os hacéis una idea.

¿Cómo podemos automatizar tareas?

Hemos llegado al quid de la cuestión. Seguro que te imaginas lo maravilloso que sería tu día a día si consiguieras liberarte de esa gran cantidad de tareas rutinarias de tu día a día así que voy a decirte como puedes conseguirlo.

Si llevas algún tiempo leyéndome ya te imaginarás que la primera opción que voy a nombrarte es la de delegar ese tipo de tareas en un asistente virtual como yo.

Pero tranquilo, que esto no se va a resumir en un «contrátame y listo». Lo que hoy quiero enseñarte es que realmente existen herramientas que nos pueden ayudar muchísimo con las automatizaciones.

Mi favorita, sin lugar a duda, y de largo es…

Zapier

Zapier es una herramienta realmente espectacular que te puede ayudar con la automatización de infinidad de tareas ya que tiene integración con más de 750 aplicaciones. Puedes hacer prácticamente de todo con Zapier y se integra con la inmensa mayoría de herramientas que conoces y utilizas en tu día a día (puedes ver ejemplos aquí).

En zapier puedes decir: Cuando pase «esto» en tal aplicación, que pase «esto otro» en esta otra aplicación. Te pondré algunos ejemplos que yo utilizo en mi día a día por si te pueden ayudar a entender el funcionamiento o incluso hace que se te ocurran a ti mismo automatizaciones para tu día a día.

• Yo utilizo cada día una automatización que consiste en lo siguiente: en una hoja de cálculo de google tengo un cuadrante de seguimiento de una serie de tareas de las cuales recopilo cierta información, entre ellas, el día exacto en el que tengo que hacer un envío de dicha información a una serie de personas. Pues bien, cada vez que yo añado una fila a esa hoja de cálculo se obtiene la fecha de envío de manera automática a través de una serie de parámetros (esto lo hace directamente la hoja de cálculo, zapier todavía no ha empezado a funcionar), cuando se determina esa fecha de envío, ahora si, zapier me crea una tarea en Asana exactamente el día que tengo que hacer el envío con la información que necesito saber para poder llevar a cabo la tarea en cuestión.
• Otro ejemplo, cuando yo le asigno en gmail la etiqueta proyecto nuevo a un correo, zapier crea un proyecto nuevo en Asana con el nombre que yo le indique.
• Un cliente me pidió que le creara de manera automática un listado de todas las ventas que se hacían en su web de manera diaria para poder tener un mayor control de stocks. A través de zapier conecté su woocommerce con una hoja de cálculo en la que se anotaban todos los datos de las ventas realizadas, de esta manera podía imprimir un listado sencillo únicamente con los datos que él necesitaba.

Es cierto que Zapier no es la única herramienta que hace esto, pero si me atrevería a decir que es la más potente y la más extendida, además de, posiblemente, la que ofrece mayor número de integraciones con otras herramientas. Si por lo que sea no te convence Zapier, puedes probar IFTTT, aunque como te digo, para mi Zapier es la mejor de las opciones.

Zapier dispone de una opción de cuenta gratuita limitada que solo te permite tener 5 automatizaciones y no permite las automatizaciones múltiples, pero te aseguro que para empezar te será más que suficiente. Si te conviertes en heavy user de zapier y quieres ampliar su capacidad te tocará pasar por caja, y ahí si que le veo una pequeña pega ya que el precio no es precisamente bajo (20 €/mes). Lo que si es cierto es que las posibilidades son prácticamente infinitas.

Conclusión

Te recomiendo que pruebes Zapier, además, si no se te ocurre ninguna automatización, en su web tienes muchos ejemplos de automatizaciones ya creadas que te pueden ayudar mucho a inspirarte o simplemente a aplicarlas tal cual a tu negocio.

Si quieres que haga un videotutorial explicándote el funcionamiento básico de Zapier no tienes más que decirlo en los comentarios y lo prepararé encantado. Y si lo que quieres es empezar a darle caña pero necesitas que te ayude a crear tus propias automatizaciones, pues que mejor opción que contratar a un asistente virtual para ayudarte a automatizar tu negocio ¿no?. Contacta conmigo y lo hablamos.