Seguro que has oído alguna vez eso de documentar procesos, pero posiblemente pienses que eso solo lo hacen, o deberían hacerlo, las grandes empresas. Pero espera, déjame que te cuente porqué tu también debes documentar los procesos de tu negocio, aunque sea un proyecto muy pequeño aun.
Es posible que creas que controlas todo lo que pasa en tu negocio y en todas sus actividades. De hecho, si eres un profesional freelance, un autónomo o una pyme pequeña, es bastante probable que sea cierto. Sí: quizá estés al tanto de cada elemento. Básicamente porque tú lo haces prácticamente todo. Eso incluye, por supuesto, actividades accesorias que no forman parte del núcleo productivo de tu empresa, pero que son imprescindibles para llevar adelante la gestión, la administración y la logística.
Sistematizar tu actividad es muy útil para aumentar la productividad y que tus esfuerzos consigan el mayor rendimiento. Quizá no necesites seguir un protocolo gráfico o escrito de los procesos de tu actividad profesional, pero hay buenos motivos para que consideres reflejarlos en un documento. ¿Por qué?
Documentar los procesos es ventajoso para tu negocio
¿Qué es la documentación o registro de procesos? Esta es una herramienta o tarea que sirve para gestionar las actividades del negocio. Con ella, podemos ilustrar un proceso que se realice en la empresa, señalando y aclarando los pasos que se siguen para completarlo, así como los departamentos o responsables que intervienen en cada paso. Se conoce qué entra y qué sale del proceso, ya se trate de personas, materiales, conceptos o actividades. Documentando los procesos de tu negocio es posible que descubras patrones de trabajo ineficaces, o quizá podrías encontrar mejores maneras de hacer las cosas.
Porque ese es el objetivo de la documentación de procesos. No se trata de hacerle una foto a la actividad del negocio y enmarcarla. La documentación de procesos tiene una utilidad palpable, es una tarea dinámica que busca la mejora continua de la empresa. Nos permite conocerla y comprenderla mejor, establecer objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos.
Ahí está la clave: orientar al personal. Mencionábamos antes que quizá creas conocer bien tus procesos, porque los haces tú todos. Pero imagina que tu negocio crece y necesitas aumentar la plantilla. Aparecen nuevos departamentos y varios empleados y subjefes. Entonces, ¿cómo aprenden los procesos los trabajadores encargados de llevarlos a cabo? ¿Tienen que preguntarte a ti para saber cada paso? ¿Preguntan a sus compañeros? ¿Los hacen por intuición, a su manera, incorporando sus propios trucos?
En la formación del personal mediante el ‘boca a boca’ se pierde información relevante que puede afectar a la comprensión del proceso y a su eficacia, además esto puede implicar la transmisión de defectos o maneras de hacer mal las cosas y la persona que está aprendiendo esa nueva tarea, cuando le indiques que eso no es correcto, solo podrá decir «a mi me lo han enseñado así» y esto nos lleva a eso de que «aquí las cosas siempre se han hecho así (y aunque estén mal hechas así seguiremos)».
La documentación de los procesos permite registrar todos sus pasos, de manera que todas las personas responsables de efectuarlos tengan perfectamente claro qué deben hacer, cuándo hacerlo y cómo. El tiempo invertido en documentar procesos se refleja después en un considerable ahorro de tiempo, ya que cada nueva persona que se incorpore al trabajo solo tendrá que leer y asimilar el manual de procedimientos.
Una puntualización antes de seguir
Cuando hablo de documentar procesos no me refiero exclusivamente a un documento en formato texto, pueden ser útiles otras muchas opciones, diagramas de flujo, infografías, imágenes, vídeos, microsites, etc, imaginación al poder.
Deberás elegir el formato que mejor se adapte a tus necesidades, donde mejor queden explicadas las tareas que se hacen y su proceso. Por ejemplo, si queremos documentar como publicar un nuevo post en nuestra web, puede ser mucho más fácil grabar un pequeño vídeo con una captura de pantalla e ir explicando lo que se va haciendo que dejarlo todo reflejado por escrito.
Si tu negocio necesita de ti en cada momento no tienes una empresa, tienes un autoempleo Clic para tuitearLas ventajas de documentar procesos
Con lo que te he mencionado hasta ahora ya podemos definir las ventajas de documentar los procesos:
– Se evita la aleatoriedad al efectuar las actividades. Todos saben lo que tienen que hacer y nada queda al azar.
– Se facilita la formación y el aprendizaje del personal. La plantilla solo debe aprender e integrar el documento. Esto supone un ahorro de tiempo y esfuerzo notable.
– Se favorece la automatización de las actividades. Al conocerse bien todas las fases del proceso, se aclaran conceptos y procedimientos de actuación, lo que facilita la automatización y el ahorro de tiempo. No se divaga ni se duda: se sabe lo que hay que hacer, y se hace.
– Se depura la actividad y se aumenta la productividad. En la elaboración de la documentación de procesos hay que analizar la actividad y desgranar sus fases o pasos, lo que permite descubrir aspectos que no funcionan muy bien y que se pueden mejorar o incluso eliminar. También se descubren huecos que se podrían cubrir con otros pasos que añadan valor a toda la actividad. El resultado es mayor productividad y mejor calidad.
– Se planifica mejor. Conocer al detalle las fases de los procesos, qué se necesita en cada paso y cuándo se necesita permite planificar los recursos necesarios, lo que reduce tiempos de espera y aumenta el rendimiento. También podemos definir mejor los objetivos a alcanzar, lo que permite el crecimiento del negocio.
¡Documenta tus procesos!
Como te puedes imaginar, al trabajar como asistente virtual, cuando me encuentro con un cliente que tiene bien documentados los procesos mi función se facilita muchísimo ya que se reduce mucho ese período inicial de adaptación que existe durante el cual tengo que consultar como quiere que afronte cada una de las tareas que mi cliente delega en mi. Y desde el punto de vista de mi cliente, será mucho más fácil cambiar de colaborador si alguno no le convence y empezar a trabajar con otro, ya que no tendrá que formar desde 0 a ese nuevo colaborador sino remitirlo al documento en cuestión.
Como ves, no faltan motivos para que empieces a documentar tus procesos y actividades. Es una tarea que requiere análisis detallado, profesionalidad y experiencia, pero merece la pena. Además, un asistente virtual puede ayudarte a conseguirlo. ¿De qué manera? El asistente te permite identificar los procesos más relevantes de tu actividad, aquellos que merece la pena registrar y automatizar, y aquellos que merece la pena delegar. También puede ayudar a escoger los formatos más idóneos para documentar tus procesos, así como las herramientas de gestión, administración, edición y presentación de los documentos. Y por supuesto podrá encargarse de realizar el documento en si, a cual tu solo tendrás que darle el visto bueno final. ¡El asistente te quita trabajo a la hora de documentar los procesos!
Así que ya sabes, anímate y cuenta conmigo para documentar los procesos de tu negocio.
Es tu turno, cuéntame si tienes procesos documentados en tu negocio y en que formato, ¿cuándo se usan?, ¿se revisan periódicamente o están abandonados en alguna carpeta? ¿crees que podría ser interesante documentar los procesos de tu propio proyecto aunque ahora mismo estés tú solo?. Déjame un comentario más abajo y debatamos sobre el tema.
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Hola Javier, me ha encantado este post, el argumento de que hacer la documentación permite conocer mejor y optimizar los procesos me ha terminado de convencer. Me voy a planificar para hacerlo. Te felicito por tu blog que está muy atractivo en el diseño y con excelentes contenidos! Un abrazo.
Muchas gracias Beatriz,
Me alegro que te haya gustado, y es completamente cierto, a veces pararte a dejar por escrito o en un vídeo cuál es el proceso de alguna de las tareas que hacemos en nuestro día a día nos hace reflexionar y cuestionarnos si realmente esa es la mejor manera de hacerlo o simplemente lo hacemos así por costumbre.
Para poder empezar a documentar procesos lo fundamental es, como tu bien dices, la planificación.
Un abrazo y seguimos en contacto.
Muy buen aporte Javier.
tengo una consulta, ¿tenés un porcentaje o datos estadísticos del ahorro al tener los procesos documentados?
Agradeceré mucho su ayuda pues es para mi trabajo de tesis, claro que será citado.
Estoy pendiente, gracias.
Hola Grecia Dalila,
La verdad es que no dispongo de ningún estudio, solo los resultados obtenidos con la práctica.
Mucha suerte con la tesis que estoy seguro que dará como resultado tu propio estudio, el cual arrojará mucha luz al respecto.
Un saludo.
Buena tarde Javier, me ha parecido muy interesante tu blog, quisiera saber si existe alguna manera de concientizar a los funcionarios y a la empresa de la importancia de documentar y actualizar los procesos de ésta, una medida podría ser a través de auditorias, pero pueden existir otros mecanismos no evaluativos con los que se pueda lograr la disposición de todos para actualizar la documentación y en especial el cumplimiento de esta.
Agradezco si de pronto cuentes con algunas ideas para ello. Gracias.
Hola Jessica, muchas gracias por pasarte por aquí y por tu comentario.
Es cierto que para mantener actualizada la documentación de procesos es necesaria una buena implicación por parte del personal implicado y a veces esta no es la más óptima. Aparte de algunos sistemas evaluativos como tú indicas yo creo que lo mejor es demostrar al personal los grandes beneficios que puede tener la documentación de procesos. Por ejemplo, cuando algún compañero se ausente por algún motivo (baja, vacaciones, etc) el encargado de asumir su tarea dispondrá de un manual de referencia al que consultar para que la tarea se haga siempre con la misma calidad independientemente de la persona que se encargue de hacerla.