La organización del trabajo para asistentes virtuales es uno de los puntos más importantes de su profesión. Después de todo, ¿quién querría tener un asistente que no consigue organizar su propio trabajo? 

Por eso, en este artículo te voy a ofrecer consejos de organización del trabajo, así como herramientas que pueden resultar muy útiles si trabajas como asistente virtual. Toma buena nota, porque comenzamos. 

Organización del trabajo para asistentes virtuales: consejos

Si eres asistente virtual, ser organizado en tu trabajo es una de tus principales obligaciones. Dado que los asistentes tienen varios clientes que atender a la vez, y realizan una gran cantidad de tareas muy variadas, necesitan orden. De lo contrario, su trabajo sería un completo caos. 

Por eso, a continuación, te daré algunos tips que, aunque pueden parecer básicos, son indiscutibles cuando eres un asistente virtual: 

• Olvídate de acordarte de todo. Aunque parezca un juego de palabras, debes olvidarte de la manía de memorizarlo todo. En muchos lugares se utiliza la expresión “vale más un lápiz pequeño que una memoria grande”. Anota siempre las tareas que tienes que llevar a cabo. 
• Mantén el orden. En tu lugar de trabajo, serás mucho más efectivo si mantienes el orden. Procura que en tu mesa no haya más que lo que necesitas para trabajar. De lo contrario, podrás perder mucho tiempo en buscar lo que te hace falta en cada momento. Esto también se aplica a la organización de archivos y programas en tu ordenador.
• Prioriza tus tareas. Es posible que tengas muchas tareas que realizar, cada una de ellas de un cliente diferente. En ese caso, prioriza: ¿cuáles son importantes y urgentes? Si has identificado tareas de este tipo, hazlas en primer lugar. 
• Lleva la cuenta del tiempo. Cuando trabajas como asistente virtual, necesitas llevar la cuenta del tiempo que dedicas a cada cliente. Siempre que puedas, realiza todas las tareas de un mismo cliente seguidas, para no tener que saltar continuamente del tiempo de uno al de otro. 
• Utiliza herramientas que te ayuden a organizarte. A continuación, podrás ver alguna de las herramientas que resultan muy útiles para tu trabajo. Utilizando estas herramientas adecuadamente, te resultará mucho más fácil organizarte como asistente virtual. 

Herramientas útiles para organizar tu trabajo 

Hay muchas herramientas que son realmente útiles en la organización del trabajo para asistentes virtuales. Existen miles de herramientas, pero a continuación vamos a ver algunas de las más utilizadas. 

Gestión de proyectos: Asana 

Aunque existen varias herramientas de gestión de proyectos, Asana está siendo una de las más utilizadas por los asistentes virtuales. Se trata de una herramienta con versión gratuita y de pago. 

Te permite organizar proyectos, establecer tareas y subtareas, asignarlas a los miembros de tu equipo, ordenarlas por fecha de finalización, ver en un único lugar cuáles son las tareas que tienes asignadas directamente, y mucho más. 

Te dejo por aquí un tutorial de Asana que grabé hace algún tiempo, la apariencia ha cambiado un poco, pero la esencia sigue siendo completamente válida.

Gestión del tiempo

Existen diferentes herramientas que puedes utilizar para gestionar mejor tu tiempo. Una de las más conocidas y mi favorita es Toggl (aunque ya te digo que hay muchas más). 

Toggl se puede integrar con Asana, y te permite realizar un seguimiento exhaustivo del tiempo que se ha dedicado a cada una de las tareas programadas por la aplicación de gestión de proyectos. 

Esto resulta muy útil para controlar el tiempo que dedicas a cada uno de tus clientes y, también, para ofrecerles una garantía con respecto a la inversión que están realizando en ti. 

También publiqué hace un tiempo un tutorial de Toggl que te dejo por aquí.

Herramientas de comunicación 

Para comunicarte con tus clientes, necesitas herramientas que te lo permitan. Aunque el teléfono es una opción, cada vez son más las personas que prefieren contactar por medio de otros métodos. Algunos de los más utilizados siguen siendo WhatsApp, donde están triunfando los mensajes de voz y Slack; Skype o Zoompara llamadas y videollamadas.

Herramientas de presentaciones

Es posible que tú, o tus clientes, quieran realizar conferencias o webinars. Para ello, dos herramientas muy útiles son GoToWebinar y Zoom. 

GoToWebinar es de pago y te permite, entre otras cosas, programar tus presentaciones para que se transmitan de forma periódica el día y la hora que lo deseas. Esto resulta muy útil para impartir cursos online o realizar presentaciones de negocio automatizadas. 

Zoom tiene una versión de pago que también te ofrece una gran cantidad de opciones. Pero, además, cuenta con una versión gratuita que te permite transmitir hasta 40 minutos. Permite la videoconferencia entre todos los participantes de la transmisión, y te da la posibilidad de grabar las conferencias. 

Gestión de calendarios y agenda 

En este tipo de herramientas, Google Calendar sigue siendo una de las más útiles. Se sincroniza de manera automática, si lo deseas, con tu correo electrónico. Por lo tanto, podrás tener en él todas las reuniones y eventos, además de tus horarios de trabajo. 

Además, si conoces los trucos para sacar mayor partido a Google Calendar, podrás sacarle todo el jugo a esta aplicación que cada vez utilizan más asistentes virtuales y emprendedores. 

Herramienta de email marketing: Mailchimp 

Aunque existen varias herramientas de este tipo, Mailchimp es la más conocida y utilizada por todo tipo de emprendedores. Tiene una versión de pago, pero con su versión gratuita ya te permite crear campañas de email marketing hasta un número limitado de destinatarios. 

Como te digo, no es la que mayores opciones de automatización te ofrece, pero si es la más conocida y la que más integraciones posee con una gran cantidad de herramientas externas.

Para empezar con el email marketing no está nada  mal.

Herramientas de archivos 

A lo largo de tu actividad, seguramente necesitarás transferir archivos a tus clientes. Y, aunque el correo puede ser útil para pequeños archivos, lo mejor es disponer de carpetas ordenadas para cada uno de los clientes en alguna plataforma. 

Las más utilizadas son Google Drive y Dropbox. Son útiles, te permiten compartir cada una de las carpetas con cada cliente, y tienen un límite de espacio gratuito bastante amplio. Como has podido ver, la organización del trabajo para asistentes virtuales será mucho más fácil si controlas tu tiempo y eres ordenado. Si sigues los consejos que te he ofrecido y trabajas con estas herramientas, te será mucho más sencillo realizar tu trabajo de manera ordenada, y cumplir con todos los plazos.