El tiempo es uno de los grandes tesoros de la vida y también de la excelencia profesional. Sin embargo, en tu rutina cotidiana convives con constantes ladrones de tiempo, es decir, puntos muertos que producen una pausa en tu concentración y alteran el ritmo deseado de trabajo. Un sistema que puede ayudarte a organizar tu agenda, para conseguir tus objetivos inmediatos es el time blocking.
Cómo gestionar el tiempo con el time blocking
Se trata de una forma de estructurar el tiempo en bloques temáticos diferenciados. De este modo, sabes de antemano qué tienes que hacer en cada hora de trabajo. Pero además, estos bloques temáticos te permiten estructurar tareas con un hilo conductor y sin las constantes interrupciones de saltar de una acción a otra totalmente diferente.
Pero, además, lo más valioso de esta técnica es que convierte la sencillez en un pilar fundamental para que seas dueño de tu tiempo y lo gestiones con eficacia. Pensando no solo en tu excelencia profesional, sino también en tu bienestar. Con solo utilizar un bolígrafo y papel puedes crear un calendario personal de actividades (aunque yo soy más de Google Calendar, lo reconozco).
Es evidente que la rutina profesional no es inamovible. A veces, se producen circunstancias que te obligan a reorganizar tu agenda en el último momento. Lo mejor de este método es que puedes adaptar los bloques como quieras, a partir de tus necesidades presentes. Este calendario de tareas es práctico cuando asumes tu compromiso de concentrarte en la tarea que te corresponde en cada momento, es decir, cuando vives presente en el ahora.
Esta programación del tiempo no significa descuidar la importancia del descanso. De hecho, es fundamental respetar estos periodos de tiempo libre, marcando, incluso, distancia de la tecnología, para desconectar mentalmente de los asuntos profesionales y recargar energía física y mental. ¡Cuida tu cuerpo y mente!
Una de las principales ventajas de organizar este calendario de tareas es que te permite tener un plan de acción diario y evitar la pérdida de tiempo habitual que, con frecuencia, se produce cuando te pones excusas que te llevan a posponer tareas que se convierten en urgentes, por no haberlas hecho en el momento oportuno.
Este es, precisamente, uno de los puntos más importantes del time blocking. Es decir, con esta programación del tiempo centrada en una organización realista, nunca tendrás que realizar tareas en el último plazo de tiempo, a excepción de posibles imprevistos de última hora. Y esto mejora tu excelencia profesional, al reducir el estrés del trabajo bajo presión.
Además, para organizar tu agenda con estos bloques temáticos de tareas, también es recomendable que compenses actividades que requieren un mayor nivel de esfuerzo y concentración, con otras que son más dinámicas y sencillas de ejecutar. Por ejemplo, si, durante dos horas, vas a escribir un artículo para tu blog; después, añade una actividad sencilla, como, por ejemplo, leer el correo electrónico.
Además, para estructurar tus tiempos de trabajo en tareas operativas, es importante que no analices únicamente el tiempo en sí mismo, sino que también lo hagas con el espacio objetivo que necesitas para llevar a cabo una acción con eficacia. Es decir, concreta cuánto tiempo necesitas para realizar cada tarea. De lo contrario, si programas tu tiempo con poco realismo, puedes experimentar el estrés y la frustración de haberte marcado un ritmo imposible de cumplir.
El time blocking es eficaz porque te permite visualizar tu plan semanal, es decir, anticiparte a cuál va a ser tu rutina del día siguiente es una forma de prepararte mentalmente para el trabajo diario. Como emprendedor, convives con constantes responsabilidades, que, a veces, pueden producir una sensación de caos en tu mente. Con esta sencilla técnica puedes incrementar tu control sobre el tiempo en lugar de sentirte desbordado.
O también puedes compensar la balanza del esfuerzo uniendo tareas de forma alternativa y escuchando tus propios gustos y prioridades. Por ejemplo, si tienes una tarea que te resulta tediosa, intenta hacerla justo después de una que te encanta y antes de otra con la que también disfrutas.
De este modo, esta perspectiva de visualizar mentalmente aquello que va antes y después te permite cambiar la perspectiva. Es una sencilla forma de motivación interna. Te recomiendo reservar para el horario de mañana aquellas tareas que tienen un mayor orden de importancia, ya que es en este periodo cuando tu concentración es más alta.
Con este plan de acción puedes ganar tiempo, ya que nadie, como tú mismo, conoce las exigencias de tu trabajo, las tareas principales y secundarias. Y este conocimiento es básico para que podamos cumplir con nuestros compromisos profesionales y analicemos previamente los puntos débiles de la gestión del tiempo que hemos practicado hasta el momento.
Por tanto, este calendario de tareas te permite posicionarte en el contexto temporal en el que estás con el sencillo gesto de echar un vistazo al documento con los bloques temáticos.
Estoy casi seguro de que esta no será la última vez que hable sobre el time blocking ¿qué te parece, te interesa? Cuéntame tu experiencia si has intentado implementarlo o si lo usas normalmente, seguro que podemos aprender mucho de tu experiencia. Y si te ha gustado, pues ya sabes que me ayudas mucho si compartes este post en tus redes sociales.
Muy buen post Javi…..dejas con ganas de más…eso no valeeeee…..¡quiero otro más ya!
Jeje gracias Paco.
Prometo ampliar más sobre el tema. Es más, tengo en mente un proyecto con cierto colaborador para contar a todo el mundo como aplicar el time blocking en el día a día de cualquier emprendedor. A ver si consigo sacarlo adelante 😉
Yo he intentado hacer eso, sobretodo cuando estoy en la universidad (estudio arquitectura).
He de decir que en verano, aunque también hay contratiempos, me suele funcionar muy bien esa técnica, pero durante el curso no hay manera.
No se si es por la carrera, porque no se adaptar la técnica a mi universidad o porque es imposible de hacer. Pero cada vez que lo intentaba, cada día algún profesor metía algo que hacía que se me descompensase toda la semana para poder llegar a hacer la tarea que había mandado.
¿Conoces alguna otra técnica para gestionar el tiempo enfocado a los estudiantes? Porque me parece que durante el año voy a tener que usar dos técnicas diferentes pero no he encontrado ninguna que me funcione, el pomodoro está muy bien, pero acabo haciendo durante muchas horas la misma tarea y acaba siendo agobiante.
Gracias por tu comentario Laura.
Debería probar a establecer también bloques para esos imprevistos. Si lo tenemos todo encajado como un tetris, en el momento que nos surge cualquier otra cosa que no esperábamos se nos rompe toda la planificación. En cambio, si tenemos cada día un bloque reservado para imprevistos, podremos atender también a este tipo de tareas. ¿En el peor de los caso que va a pasar? Pues que no tengamos ningún imprevisto y podremos usar ese bloque para adelantar otra tarea o para descansar y darnos una merecida recompensa.
Prueba a ver que tal y nos cuentas Laura.
Es una de las mejores técnicas de trabajo. Te obliga a tener bien claro tus objetivos para plasmar las acciones que debes hacer para alcanzarlos en el calendario. Así no hay cabida para pérdidas de tiempo.
Lo que yo hago también es dejar siempre un bloque de reserva para posibles imprevistos.
Un saludo, Javier
Tienes toda la razón Carmen, es una buenísima idea dejar bloqueados algunos huecos para atender imprevistos, porque seguro que los habrá y así no nos romperán todo el esquema.
Un saludo y gracias por tu comentario.
Hola Javier,
Yo me organizo de la misma forma, pero no tenía ni idea de que se llamara time blocking. Para mí es como el horario del cole pero sin imposición de materias y orden de ejecución… 😉
Gracias por tu post Javier.
Hola Ana, muchas gracias por pasarte por aquí y por tu comentario.
A veces nos pasa eso, que llevamos mucho tiempo haciendo algo y luego descubrimos que hay toda una teoría que refuta nuestra técnica y no no teníamos ni idea de su nombre, jeje.
En cualquier caso enhorabuena por saber organizarte de manera adecuada.
Un saludo.
¡Así que se llama Time Blocking! ¡Y yo que lo llamaba Tabla de Tareas! Jajaja.
Gracias, Javi. Tu explicación de este método de trabajo es claro y conciso. En los últimos años he olvidado hacer esto en mi día a día, ya que me guiaba por el horario del instituto. Pero ahora que estoy empezando a emprender, debo volver a retomarlo. Soy un despiste por naturaleza, así que todo lo que suponga una ayuda para mi cerebro a la hora de organizarse y focalizar es bienvenido.
¡Un besazo!
Jeje, si que tiene su propio nombre María José,
Como ya se ha comentado antes, esto se parece al típico horario del colegio/instituto, así que seguro que para ti es más que familiar. Ahora solo te queda aplicarlo también con tu proyecto y no solo en el instituto. Ya verás como le sacas rendimiento.
Un fuerte abrazo.
Hola Javier,
Es muy útil esta técnica. Yo antes me planificaba toda la semana la lista de cosas por hacer pero sin plantearme horarios ni objetivos, simplemente ir haciendo, eso sí, como biendices, intercalaba lo que no me gustaba para poder ir quitándomelo de en medio, pero poco más..
Ahora que separo por temáticas y aplico un tiempo avanzo mucho mejor.
Un saludo 🙂
Claro que si Ana,
Definir el tiempo es muy importante porque si no, como bien dice la Ley de Parkinson, el trabajo ocupará todo el tiempo que tengamos disponible para hacerlo, por lo tanto, nos ocupará mucho más tiempo que si definimos un bloque y tenemos que terminarlo al finalizar el mismo.
Un saludo.
La cantidad de tiempo que podemos llegar a perder los freelance con tareas innecesarias…Sin duda la falta de planificación y tiempo es uno de mis peores enemigos.
Algún día supongo que por fin lograré hacerme mi propio calendario por que sino seguiré perdiendo el tiempo.
Un saludo Javier y gracias por tu post
Gracias por tu comentario Borja,
Y mucha suerte con esa planificación, a veces lo vemos como algo lejano e imposible, pero solo es cuestión de ponerse y empezar, ya verás como empiezas a notar los beneficios en muy poco tiempo y eso te animará a seguir. Y por supuesto, si necesitas ayuda, ya sabes que siempre puedes contar con profesionales que te echen una mano.
Un saludo.